Zentrale Anlaufstelle, kommunikativer Mittelpunkt und Garant für reibungslose Abläufe: Im Musikschulsekretariat sind Übersicht, Flexibilität, Resilienz und Kreativität für all jene gefragt, die sich in ihrem vielschichtigen Arbeitsfeld souverän bewegen wollen. Diese Weiterbildung bietet professionelle und zeitgemäße Werkzeuge und Trainings in den Bereichen Verwaltung, Arbeitsplatzorganisation, Rechtsgrundlagen, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation – als umfassende Assistenz für die Musikschulleitung.

Zielgruppe
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Sekretariaten bzw. Geschäftsstellen von Musikschulen tätig sind

Inhalte – Wege - Ziele

• Das System Musikschule & die Rolle des Sekretariats und der Verwaltung
• Rahmenbedingungen verstehen
  • Zuständigkeiten & Arbeitsplatzbeschreibung
  • Rechtliche Grundlagen: Arbeitsrecht, Datenschutz, GEMA & Urheberrecht, Verträge & Formulare, Satzung
• Aufgabenbereiche
  • Schülerverwaltung: Prozesse, Abläufe, Betreuung
  • Lehrkräfteverwaltung: Zusammenhangstätigkeiten, Deputate, Ferienüberhang etc.
  • Assistenzaufgaben verstehen, wahrnehmen und optimieren
  • Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Korrespondenz: zeitgemäß – empfängerorientiert – wertschätzend
• Büro & Arbeitsplatz
  • Office-Management: Aufgaben, Dringlichkeiten, Prioritäten und Ordnung
  • Arbeits(platz)organisation
  • Selbst- und Zeitmanagement
  • Digitales Büro
  • E-Mails- und Dokumentenverwaltung
  • ChatGPT und weitere hilfreiche Tools
• Soziale und personale Kompetenzen
  • Werte & Bedürfnisse
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Stressbewältigung & Resilienz
  • Auftreten & Präsenz
• Öffentlichkeitsarbeit
  • Ziele & Zielgruppen
  • Kernbotschaften der PR-Arbeit
  • Texte richtig formulieren & gestalten für Presse, Website und Co.
  • KI-Tools für Texte

Durchführung
Die Weiterbildung gliedert sich in zwei Akademiephasen, die in aufbauender Weise inhaltlich verzahnt sind. Die Teilnahme an nur einer Phase ist daher nicht möglich.